Trabajar desde casa es una modalidad que se ha adoptado hace varios años, gracias a la pandemia se volvió casi obligatoria en muchos ámbitos laborales. En este artículo te contamos cómo puedes medir la productividad en el teletrabajo para que tu equipo sea productivo incluso si no están en la oficina

¿Qué es el teletrabajo?

Esta modalidad de trabajo no es nueva, pero desde que la pandemia del COVID-19 irrumpió en nuestras vidas, el mundo comenzó a notar su valor. Desde el 2020 la mayoría de las personas se vieron obligadas a hacer sus trabajos en conexión remota desde el hogar debido al confinamiento. Una solución al problema de no poder estar en contacto con otros seres humanos, permitiendo mantener las empresas productivas y reduciendo al mínimo las pérdidas. 

De hecho en muchos lugares de trabajo han optado por mantenerla en aquellos empleados que no necesariamente deben estar físicamente en la oficina. Han valorado los pro y los contra, determinando que da resultados más favorables, los empleados se ven más motivados y producen más.

Un poco de historia

Si bien es cierto que el teletrabajo no es una práctica nueva, gracias al internet y las nuevas tecnologías se ha hecho más popular. Es por ello que hoy en día es tan sencillo optar por el trabajo a distancia. 

La pandemia lo popularizó aún más, y además los resultados van mucho más allá de la productividad, demostrando que es beneficioso:

• A nivel psicológico
• Económico
• Demográfico
• Ambiental
• E incluso a nivel social

Es por ello que aunque las restricciones se han ido flexibilizando poco a poco, las compañías siguen usando esta forma de trabajo. Entre otras cosas, se ahorra costos de traslados, mantenimiento de oficinas y equipos.

Para poder hacer teletrabajo es necesario contar con una serie de equipos y tecnología de información y comunicación:

• Conexión a internet
• PC de escritorio o portátil
• Teléfono inteligente
• Cámara digital (en algunos casos)

Para la Organización Internacional de Trabajo, se define como el trabajo que se realiza en un lugar que geográficamente no se ubica en la oficina o sede de empleo. De este modo quienes lo ejecutan, no tienen ningún contacto físico con colegas o supervisores, pero manteniendo una adecuada comunicación entre todo el equipo.

¿Es posible medir la productividad en el teletrabajo?

Trabajar desde casa no significa trabajar menos, en muchos casos es exactamente lo contrario, pues implica involucrar trabajo y labores del hogar. Si a esto le sumamos el hecho de no estar físicamente en una oficina, es complicado saber si un empleado es productivo. De allí surge la interrogante de si es posible medir la productividad en el teletrabajo y de ser así, cómo hacerlo de manera efectiva.
La respuesta es sí, claro que es posible, con el tiempo y el nacimiento de nuevas necesidades, nacen nuevas soluciones que hacen esto posible. Se han desarrollado herramientas y estrategias que unidas son bastante acertadas al momento de medir la productividad de quienes han optado por “home office”. En este artículo estaremos contándote cuáles son esas herramientas y su uso.

¿Cuál es la mejor manera de medir la productividad en el teletrabajo

Existen varias maneras de hacerlo, estrategias ideadas por el departamento de recursos humanos, y programas que permiten hacer seguimiento a los usuarios. A continuación te enumeramos algunas de ellas para que puedas implementar en tu equipo:

• Establece o define objetivos, estos deben ser claros y ajustados a la realidad, es decir que sean alcanzables. De esta forma se disminuye la posibilidad de cometer errores, pues cuando se tienen claras las metas, estas se logran con mayor facilidad. 
• Establece canales de comunicación con todo tu equipo, de forma que sea posible comunicarles sus tareas, recibir retroalimentación de los procesos que se realizan. Igualmente, esto permitirá que evalúes en tiempo real el desempeño de cada persona, apoyarlos siempre que sea necesario.
• Usar métricas objetivas para las evaluaciones, con esto queremos decir que evalúes a tu equipo según su cargo y proyectos a ejecutar. Así se evitan evaluaciones de desempeño sesgadas, y cada empleado será calificado de manera efectiva. 
• Motiva y fomenta la responsabilidad haciendo una lista de las prácticas aceptadas para los empleados. Así sabrán que se espera de ellos y su desempeño. Efectúa encuestas que te den una idea general del ambiente laboral que se vive. 
• Prioriza las tareas importantes, supervisa y solicita primero lo más importante y urgente de culminar. Recuerda que al principio habrá un periodo de adaptación en el que la productividad se puede ver afectada. 
• Orienta tu cultura empresarial a la obtención de resultados por encima del tiempo trabajado. Es decir que es más relevante alcanzar las metas que cumplir un horario determinado.
• Acuerda un horario de trabajo y verifica que se cumpla, si bien tu enfoque no serán las horas trabajadas, esto no significa que no exista un horario. El empleado debe comprometerse a cumplir con las horas convenidas por ambas partes. 
• Otorga el equipamiento necesario para el cumplimiento del trabajo, cada persona requiere de herramientas de trabajo adecuadas. Incluso si es desde casa, la empresa está en la obligación de proveer dichos recursos.
• Utiliza programas que te permitan la medición y evaluación de tareas, así como cumplimiento de horarios. Gracias a la tecnología hacer trabajo desde casa es más sencillo y tangible.

Usar el calendario laboral de España para medir la productividad en el teletrabajo

Una vez hayas determinado las estrategias que debes aplicar para asegurar el éxito del home office, podrás usar el calendario laboral como un apoyo. El calendario laboral de España 2022 contempla todos los días festivos obligatorios y los que no, así como los locales y nacionales. Al estar al tanto de cada uno, podrás determinar qué y cuándo serán las fechas adecuadas para iniciar o finalizar un proyecto.

Conocer y usar el calendario laboral de España a tu favor, permite la organización en cuanto a tiempo se refiere. Tenlo a la vista, envíalo a los correos corporativos de tus trabajadores, de forma que ellos también puedan descargarlo y utilizarlo del mismo modo. 

Beneficios del teletrabajo ¿Será todo bueno?

Como ya te hemos dicho la pandemia del SARS-CoV-2 hizo que la incidencia del teletrabajo aumentara exponencialmente. El confinamiento obligó a los empleadores a tomar esta estrategia para no ir a la banca rota. El e-working tiene ventajas y desventajas que te contaremos

Ventajas 

• Reducir el costo de desplazamiento de los empleados
• Organizar el tiempo laboral y actividades familiares
• Realizar una jornada laboral mucho más flexible
• Menor tasa de ausentismo laboral
• Disminuir la contaminación ambiental, al reducirse la cantidad de coches transitando
• Menor cantidad de accidentes de tráfico
• Ahorrar en espacios y mantenimiento de las oficinas 

Desventajas

• Sedentarismo.
• Falta de motivación.
• Si no hay buena comunicación, surgirá la desconfianza del empleador con respecto al cumplimiento de las actividades. 
• Si el empleado carece de organización, será más difícil adaptarse a esta modalidad de trabajo.
• El aislamiento puede producir problemas psicológicos como depresión, ansiedad, fobias o ataques de pánico.
• A veces es difícil separar la vida profesional de la personal.
• El trabajo en equipo se puede ver afectado, ya que esta actividad promueve la individualidad.
• Las madres de hijos menores de 5 años tienen mayor cantidad de interrupciones que los padres. Lo que conlleva a la desmotivación y baja productividad.

Para disminuir las desventajas es importante hacer un seguimiento de cada empleado, darle la asistencia en caso de ser necesario. Establecer canales de comunicación, en los que exista una retroalimentación con cada persona para hablar abiertamente de cómo se siente a nivel laboral.

Ley de teletrabajo en España

A raíz del confinamiento España se vio en la necesidad de crear el decreto ley para regular el teletrabajo, de manera justa. Desde octubre de 2021 ha entrado en vigencia la Ley de Trabajo a Distancia. En ella se contemplan las actividades que se desarrollan fuera de la oficina, bien sea en casa, o espacios diseñados para ello. 

Este decreto dictamina que el teletrabajo es meramente opcional y ambas partes deben estar de acuerdo en su aplicación. Es decir que solo la voluntad del empleado o empleador no será suficiente, asimismo se aclara que nunca será obligación. Ya que se trata de un acuerdo mutuo, si el trabajador decide no cumplir con sus obligaciones en casa, sino en la oficina no es motivo de despido. 

En cuanto a horas de trabajo se refiere, se explica que se debe establecer una flexibilidad, en horarios que deben ser planificados entre ambas partes. Se permite la desconexión digital en horas no laborales, porque se busca fomentar la unión familiar. La empresa se hará cargo de proveer equipos de trabajo y correr con los gastos relacionados con el teletrabajo. 

Asimismo, se indica que la empresa puede instalar sistemas de control en los equipos de los empleados. Así se puede supervisar el cumplimiento de las funciones de cada persona. 

En resumen, el trabajo remoto es una modalidad que ha llegado para quedarse por mucho tiempo, y como tal seguirá evolucionando. Por lo que se hace necesario medir la productividad en el teletrabajo, a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos y proyectos planificados. 

Cada empresa deberá sopesar si este modo de trabajo les genera el mismo o mayores beneficios que de la manera tradicional. Sin embargo, las ventajas hablan por sí solas, y se ha demostrado que hacer e-working ha sido la decisión más acertada para muchas compañías.